Finalement, toute personne qui achète des composants en quantité doit atteindre un point de décision. Achètent-ils le composant directement auprès du fabricant d’équipement d’origine (OEM), ou l’achètent-ils par l’intermédiaire d’une autre partie (fournisseur) ? Cela semble être une question simple liée à l’économie ; cependant, ce n’est généralement pas si simple en raison des conventions de dénomination qui peuvent être utilisées lorsqu’on traite avec des OEM et des fournisseurs. Le potentiel de mauvaise interprétation existe car le nom OEM peut représenter une marque sur un emballage de produit ; cependant, il peut également faire référence à l’installation qui fabrique le produit. De même, le terme fournisseur peut également représenter un fabricant, un grossiste, un courtier ou un revendeur.
Cette entrée clarifie cette question. Elle explorera les significations d’OEM et de fournisseur, leur origine, les implications de l’utilisation de l’un ou l’autre terme dans les transactions commerciales, et comment le choix devrait dépendre des circonstances de l’acheteur plutôt que uniquement des chiffres de vente. De plus, elle considérera quel facteur contribue le plus au succès de tous les projets, c’est-à-dire qui détient l’autorité de décision dans l’unité d’achat qui acquiert le produit.
OEM signifie “ original equipment manufacturer ” (fabricant d’équipement d’origine). Un OEM est une entreprise dont les produits, spécifications et marque(s) incluent les pièces d’une entreprise particulière, et acheter auprès de l’OEM est un acte d’obtenir le produit directement de son fabricant plutôt que par une autre source (transactions commerciales). En revanche, le terme fournisseur englobe tous les types d’entreprises ou de personnes qui fournissent des matériaux, qu’il s’agisse d’entreprises de fabrication ou d’entreprises de distribution qui proposent une gamme de marques ou d’agents commerciaux ou d’approvisionnement. Le fait d’acheter directement auprès du fabricant ne signifie pas nécessairement que vous avez acheté la meilleure qualité. Vous devez également prendre en compte qui supportera la perte potentielle sur votre commande. Normalement, le prix que vous payez en achetant directement est plus bas ; d’où la raison d’avoir une commande minimale d’une valeur plus élevée. Bien que vous puissiez recevoir le produit plus rapidement, vous aurez également des délais de livraison plus longs et supporterez les frais logistiques du transport de votre commande. En revanche, acheter via des distributeurs peut permettre des commandes de plus petites quantités, des temps de réponse plus rapides et des stocks détenus localement, mais en même temps peut être plus coûteux et offrir moins de choix de produits et d’opportunités de fournisseurs.
OEM et Fournisseur : les mots ne signifient pas ce que la plupart des gens supposent
Commençons par les définitions, car tout dépend de leur exactitude.
| Terme | Sens strict | Comment c’est utilisé en pratique |
|---|---|---|
| OEM | Fabricant d’équipement d’origine — l’entreprise dont l’équipement ou le produit final intègre le composant, c’est-à-dire la marque qui vend le produit fini | Souvent utilisé pour désigner “ l’usine qui fabrique le produit ”, particulièrement en Asie. “ Acheter auprès de l’OEM ” signifie généralement acheter directement auprès du fabricant |
| ODM | Fabricant de conception originale — un fabricant qui conçoit le produit ainsi que le fabrique, que l’acheteur marque ensuite à son nom | La distinction avec l’OEM est importante : avec l’ODM, vous achetez le design de quelqu’un d’autre avec votre nom dessus |
| Fournisseur | Toute personne qui fournit des biens — fabricant, distributeur, commerçant, agent | Utilisé de manière vague pour signifier “ pas l’usine ”, ce qui est à l’origine de la confusion |
| Distributeur | Une entreprise qui achète auprès des fabricants et revend, généralement en portant plusieurs marques et en détenant du stock | Ce que les gens veulent souvent dire quand ils disent “ fournisseur ” |
Quand ils mentionnent “ nous comparons les OEM aux fournisseurs ”, ils disent en gros : il faut évaluer l’achat direct à l’usine via un intermédiaire. C’est la décision qui mène à un acte de désespoir, et c’est essentiellement ce dont parle l’auteur.
Avant d’entrer trop dans le vif du sujet, une autre complication doit être mise sur la table. Il existe deux usages opposés du terme fournisseurs OEM. D’une part, cela signifie un fournisseur qui vend aux OEM. D’autre part, cela tend à impliquer des fournisseurs qui jouent le rôle d’OEM — produisant le produit attendu qui porte la marque de quelqu’un d’autre. Si vous voulez la version longue de la façon dont le modèle OEM fonctionne réellement commercialement, les mécanismes de contractualisation, la propriété des outillages et le contrôle de la marque sont expliqués dans cette explication de ce que signifie OEM et comment cela fonctionne en pratique, et cela vaut la peine d’être lu avant d’entrer dans une négociation où l’autre partie utilise le terme différemment de vous.
Quelles industries utilisent ces termes, et pourquoi cela change le sens
Ces expressions ont des origines dans différentes industries, mais chaque industrie les utilise un peu différemment.
Le secteur automobile est là où le terme “ OEM ” est né. Ici, cette expression a une définition très stricte. Aujourd’hui, l’OEM est considéré comme un constructeur automobile — comme Toyota, Volkswagen ou Ford. Les fournisseurs de niveau 1 et niveau 2 sont des entreprises qui leur fournissent des pièces, tandis que si une entreprise fabrique des pièces selon un design OEM, elle est un fabricant sous contrat et non un OEM. Dans le secteur automobile, les pièces OEM sont comprises comme des pièces originales et authentiques fabriquées selon les spécifications de la société qui fabrique les véhicules, contrairement aux pièces de rechange fabriquées par d’autres entreprises.
Dans l’électronique et les biens de consommation, la signification de OEM a un peu changé. Là, il est souvent utilisé comme nom d’un fabricant sous contrat ou d’une usine tandis que l’ODM a déjà conçu des catégories entières de produits. Habituellement, le logo sur la boîte ne signifie rien du tout.
Dans les équipements électriques, les composants industriels, les produits de construction, l’OEM se situe entre deux autres définitions. Le fabricant d’équipement d’origine est une usine réelle où la conception a lieu, l’usine possède les certificats d’essai type et se conforme à toutes les normes internationales. Il y a un niveau supplémentaire en dessous, une couche de distribution après laquelle il y a une couche de fabricants de tableaux, intégrateurs et entrepreneurs.
Dans le traitement de l’eau, la transformation alimentaire et certaines autres industries, il y a un niveau supplémentaire. Il s'agit d'une approche de distribution multi-marques où des nomenclatures complètes sont constituées à partir de composants de divers fabricants. Cette approche est expliquée en détail dans l'étude AXEON Supply où il est indiqué que les distributeurs offrent la commodité d'acheter plusieurs marques mais appliquent des majorations de 15-40% par rapport aux prix des fabricants.
Ce qui change réellement dans la transaction
En éliminant le vocabulaire, le choix se résume à six différences pratiques. Voici comment elles se présentent.
| Variable | Achat direct auprès d'un fabricant | Achat via un distributeur / fournisseur |
|---|---|---|
| Prix unitaire | Plus bas — pas de marge intermédiaire | Plus élevé — généralement 15–40% au-dessus des prix fabricant |
| Quantité minimale de commande | Souvent élevée, parfois très élevée | Faible ; parfois à l'unité |
| Délai de livraison | Délai de production, mesuré en semaines | Plus court pour les articles en stock ; plus long pour les articles hors stock |
| Profondeur technique | Approfondie sur leur propre gamme de produits, étroite à travers les catégories | Large mais moins approfondie à travers de nombreuses marques |
| Nomenclature | Vous l'assemblez à partir de plusieurs relations avec des fabricants | Une source unique peut couvrir plusieurs gammes |
| Profil de risque | Vous assumez le risque d'inventaire et de logistique | Vous assumez le risque de prix et de disponibilité |
| Personnalisation | Possible — modifications des spécifications, outillage, marque privée | Généralement limité aux options du catalogue |
Établir des relations directes avec les fabricants vous permet d’obtenir trois avantages importants qui peuvent être difficiles à acquérir autrement – transparence des prix, accès aux experts impliqués dans le processus de production, et uniformité des spécifications de production. Le dernier avantage est particulièrement important : puisque l’usine utilise la même pièce et le même plan, il est possible de minimiser les contrôles qualité et de réduire les retouches.
La flexibilité est la seule chose que vous perdez. En d’autres termes, les usines sont principalement conçues pour fabriquer des produits plutôt que pour effectuer des activités de revente. Pour un composant comme un disjoncteur miniature, où le produit est standardisé, testé type et acheté en volume, l’achat direct est généralement la structure appropriée — les questions techniques sont réglées et ce qui reste est le prix et la disponibilité, c’est pourquoi une relation directe avec un fabricant de disjoncteurs miniatures tend à être la norme pour quiconque achète en quantités conteneurisées plutôt qu’en boîtes.
La raison d’être des distributeurs est que l’alternative est encore plus drastique. Si vous avez besoin de onze types de composants auprès de six fournisseurs ce mois-ci et de quatre différents le mois prochain, cela vous coûterait plus que la marge que vous économisez de gérer six relations impersonnelles avec six usines. C’est là le cœur de la validité du modèle distributeur, et cela explique pourquoi la distribution industrielle n’a pas encore été désintermédiée malgré les affirmations contraires depuis des décennies.
Comment un acheteur choisit : commencez par votre propre modèle d’affaires
La plupart des conseils sur “ comment choisir un fournisseur ” se trompent en commençant par le fournisseur. Ce n’est pas le bon point de départ. La première chose que vous devez comprendre est votre propre modèle d’affaires car ce modèle déterminera quelles restrictions sont strictes et lesquelles sont négociables.
Il y a seulement quatre questions clés que vous devez poser pour résoudre la plupart des cas.
- Votre nom figure-t-il sur le produit ? Si vous vendez sous votre propre marque, vous êtes effectivement l’OEM. Cela modifie radicalement les relations car vous aurez besoin d’un fabricant qui produira selon vos exigences et attendra que vous le marquiez comme vous le souhaitez. Si, au contraire, vous acquérez un produit portant la marque d’un autre, vous serez simplement un distributeur avec des relations très différentes avec vos fournisseurs.
- Avez-vous besoin de modifier les spécifications du produit ? Si le produit que vous achetez correspond à vos exigences, vous traitez principalement des questions commerciales. Si vous avez besoin d’une autre spécification, vous devez établir les relations de fabrication avec le producteur car le distributeur ne pourra pas modifier le produit.
- Quel est votre cycle de conversion de trésorerie ? Vous devez comprendre que faire des achats directement nécessite de commander des quantités plus importantes à l'avance car toutes les dépenses sont engagées en une seule fois. Si vous pouvez sécuriser des liquidités pour les commandes futures, il est alors moins coûteux d'acquérir les marchandises directement. Sinon, vous pouvez vous appuyer sur les détaillants.
- Quel est le niveau de risque concernant les différents types de technologies ? Si les spécifications techniques sont claires pour vous, prenez le risque et achetez moins cher. Sinon, vous devrez compter sur l'aide d'experts en processus de fabrication. Les entreprises qui gèrent leur propre conception, leurs tests et leur fabrication sont généralement celles qui peuvent répondre à une question technique par une réponse plutôt que par une fiche technique, et la capacité interne de R&D et de fabrication est ce qu'il faut rechercher lorsque c'est ce dont vous avez besoin.
La question du Private Label
Un thème commun dans presque toutes les décisions OEM-fournisseur concerne la question de savoir si vous souhaitez ou non que votre marque apparaisse sur le produit ; c'est pourquoi cela mérite une section à part, car c'est souvent plus critique que le prix.
Le private label (ou marque propre, marque blanche, ou branding OEM) désigne le fait qu'un fabricant produit un article qui porte votre nom de marque, votre emballage, vos numéros de pièces et parfois votre propre documentation. Cette pratique est très courante dans les pièces électriques, les outils et les accessoires de câblage, ainsi que dans les produits vendus dans l'industrie ; ce type de service constitue un indicateur clair que la relation requise est basée sur la fabrication, plutôt que simplement sur la distribution, puisque les sociétés de distribution ne peuvent pas apposer une marque sur ce qu'elles ne fabriquent pas.
Avant d'accepter le private label, vous devez toutefois d'abord considérer ce que cela implique et combien coûte cette option.
| Niveau de personnalisation | Quelles modifications | Implications typiques |
|---|---|---|
| Emballage à marque propre | Cartons, étiquettes, inserts | Barrière la plus basse ; souvent un tirage minimum d'impression plutôt qu'un tirage minimum de produit |
| Marquage propre sur le produit | Nom moulé ou imprimé, numéros de pièces | Nécessite des modifications d'outillage — gravure, inserts ou nouveaux moules |
| Spécification propre | Classement, matériau, dimensions, caractéristiques | Travail d'ingénierie, nouveaux tests, potentiellement une nouvelle certification |
| Conception propre | Le produit est à vous ; l'usine le fabrique | Vous possédez la conception et sa propriété intellectuelle ; l'usine devient un fabricant sous contrat |
Voici trois domaines où les gens peuvent se tromper. Premièrement, la certification reste attachée au produit et pas nécessairement au nom de la marque. Si votre version du produit est différente de celle certifiée, la certification n'est probablement plus valide et de nouveaux tests seront nécessaires. Deuxièmement, la propriété de l'outillage doit également être établie par écrit avant de commencer à travailler sur le produit. De plus, le MOQ se réfère à l'article sous private label, pas seulement au produit lui-même. Ainsi, avoir un produit avec un MOQ faible mais un emballage avec un MOQ élevé signifie essentiellement que vous avez un produit avec un MOQ élevé.
Si vous n'avez finalement pas besoin des quatre niveaux de certification, vous devriez également régler cela. La raison est que payer pour une certification dont vous n'avez pas besoin est l'une des principales raisons pour lesquelles même les petites entreprises obtiennent des conditions bien moins favorables par rapport aux fabricants.
Comment un fournisseur est inscrit sur une liste de fournisseurs approuvés
Les acheteurs sont sérieux dans leur recherche de fournisseurs et ne s'arrêtent pas une fois qu'ils ont choisi un fournisseur. Ils continuent à chercher et à constituer leur liste de fournisseurs approuvés et achètent ensuite auprès d'eux. Si vous comprenez ce que signifie le processus de qualification, vous comprendrez ce que vous devez préparer. Cela permet également de distinguer un fabricant d'une société commerciale qui utilise un fabricant comme nom.
Les documents définissant ces critères sont les mêmes pour toutes les industries. Ils comprennent :
- Les certificats du système de management. Les certificats tels que ISO 9001 avec une déclaration de champ d'application doivent également être vérifiés. Si un certificat couvre le commerce et la distribution, il ne peut pas être comparé à celui couvrant la conception et la fabrication.
- Certificats de produit et rapports d’essais type. Ces certificats doivent provenir d’organismes reconnus, être à jour et traçables au produit réel plutôt qu’à des produits similaires de sa famille.
- Audit/évaluation d’usine. Il peut s’agir soit d’un audit social tiers, soit d’un audit de processus réalisé par le client. C’est une étape que de nombreuses sociétés commerciales ne peuvent pas atteindre.
- Documentation des matériaux et des processus. Dispositifs tels que les déclarations RoHS et REACH, certificats de matériaux et certificats permettant la traçabilité des lots.
- Notifications de changement. Il s’agit de l’obligation contractuelle du client d’informer des changements de matériau, de fournisseur ou de localisation, car la plupart des défaillances sur le terrain sont causées par des changements non annoncés.
Le kit de certification est souvent la méthode la plus rapide pour trier les différentes options car il est disponible publiquement et peut être vérifié plutôt que d’être auto-déclaré. Si vous souhaitez voir à quoi ressemble un dossier de conformité documenté d’un fabricant plutôt que d’un revendeur, les certificats et documents d’approbation publiés par un fournisseur en sont un bon test — un véritable fabricant disposera de certificats de produit et documents d’approbation qui mentionnent sa propre entité juridique et l’adresse de sa propre usine, ce qu’une société commerciale ne fera généralement pas.
Quand le chef ingénieur prime sur les achats
Ce paragraphe explique un facteur pouvant influencer l’approvisionnement plus que les prix et qui n’est généralement pas documenté publiquement : le pouvoir du chef ingénieur diffère selon les relations OEM et fournisseurs.
Dans le cas des relations OEM, une discussion technique a lieu tôt et elle est substantielle ; les ingénieurs de l’usine et du client s’accordent sur les spécifications, tolérances, matériaux, interfaces et critères d’essai. À ce stade, le chef ingénieur a un impact maximal car ces questions relèvent du domaine technique et ne peuvent être évaluées par le service achats. Après la finalisation des spécifications et la publication des plans, le pouvoir du chef ingénieur diminue exponentiellement car la question devient commerciale et toutes les questions ultérieures relèvent des achats. En d’autres termes, le pouvoir du chef ingénieur est concentré en début de processus dans les relations OEM. Il faut que les choses fonctionnent correctement dès le départ, sinon il n’y aura pas de possibilité de correction pendant la durée de vie du produit.
La situation est différente dans les relations avec les fournisseurs ou les distributeurs. Il y a moins de questions liées à l’ingénierie car on peut choisir dans un catalogue, donc il y a moins de décisions pour les ingénieurs. Cependant, un autre type de pouvoir apparaît — l’autorité d’accepter le substitut. Lorsque l’article est en allocation, lorsque la marque cesse d’être fabriquée, ou lorsque le distributeur propose un article équivalent, quelqu’un doit prendre une décision sur l’inacceptabilité d’une solution équivalente. En pratique, la tâche revient au chef ingénieur ; en réalité, c’est une véritable décision qui peut avoir de vraies conséquences, car la pièce d’une conception différente peut poser problème tout en restant efficace sur le papier.
La recommandation pratique est donc :
| Si vous êtes l’acheteur | Si vous êtes le fournisseur |
|---|---|
| Impliquez l’ingénierie dès la phase de sélection, pas lors de la validation — au moment où une pièce est approuvée, le levier est perdu | Menez avec la crédibilité technique plutôt qu’avec le prix lors de la première réunion ; c’est ce qui ouvre la porte technique |
| Écrivez la règle de substitution : qui peut approuver une alternative, et selon quels critères | Demandez qui possède techniquement la spécification, et accédez-y tôt |
| Gardez l’autorité d’approbation avec celui qui assume la conséquence d’une défaillance | Fournissez une documentation qui permet au chef ingénieur de défendre le choix en interne |
Le type de défaillance est identique des deux côtés. Un acheteur qui laisse son service achats sélectionner les composants critiques se retrouve avec un produit abordable mais sujet aux pannes. Un fournisseur qui communique uniquement avec le service achats perd l’opportunité d’être spécifié et ne peut donc concurrencer que sur la base du prix unitaire avec des fournisseurs dont les produits ont déjà été approuvés techniquement.
Second-sourcing, et ce que cela vous coûte
Il y a une autre question qui hante à la fois les départements d’ingénierie et d’achats : faut-il recourir au second-sourcing une fois le choix effectué ?
Il y a de bonnes raisons de le faire – on peut échouer si les pièces dont vous avez besoin proviennent exclusivement d’une seule source. L’histoire de l’industrie offre de nombreux exemples à cet égard, y compris des cas où une explosion dans une usine ou la fermeture d’un port a entraîné des problèmes avec une pièce particulière pour laquelle il n’y avait pas d’alternative. Le processus de recherche d’un second fournisseur peut vous aider à sécuriser votre processus d’approvisionnement et la plupart des règles d’achat insistent aujourd’hui pour avoir un producteur de secours pour les pièces critiques.
Ce qui semble moins discuté, c’est le coût de la recherche d’une seconde source. Vous devez effectuer la même quantité de travail en termes d’audit et de rapport qu’avec le fournisseur existant, sans compter que le fait d’avoir deux fournisseurs pour un produit spécifique réduit le volume acheté chez chacun d’eux et les fait se comporter défavorablement du point de vue du prix. En plus de cela, vous introduisez une variation dans vos processus qui entraînera des problèmes tant avec les contrôles qualité entrants qu’avec l’analyse des défaillances.
L'approche recommandée par de nombreux agents d'achat expérimentés est d'éviter la pratique du recours à une seconde source dans les cas où ce n'est pas absolument nécessaire. Vous pouvez choisir de recourir à une seconde source pour un produit coûteux ou difficile à produire et vous devrez peut-être payer pour votre tranquillité d'esprit. Dans le cas des matières premières, vous choisissez un fournisseur et avez la capacité de changer de fournisseur assez rapidement.
L'un des éléments qui facilite grandement le choix des fournisseurs est de trouver un fabricant avec un département technique ouvert qui utilise une technologie accessible et n'hésite pas à discuter des substitutions. Si la réponse du fournisseur potentiel à toute question technique est qu'il doit vérifier avec la production, le processus de seconde source devient un véritable casse-tête. C’est une bonne raison de considérer comment un fabricant soutient ses relations d'approvisionnement avant d'avoir besoin de flexibilité, plutôt qu'après.
Risques des deux côtés
Aucun modèle n'est sûr par défaut. Voici le mode de défaillance honnête de chacun.
| Modèle | Défaillance caractéristique | Signe d'alerte |
|---|---|---|
| Directement du fabricant | Inventaire sur-engagé lorsque la demande change ; les délais longs transforment une erreur de prévision en problème de trésorerie | Vous commandez pour atteindre un palier de prix plutôt que pour répondre à la demande |
| Directement du fabricant | Changements non annoncés de processus, de matériaux ou de sous-traitants | Absence de clause écrite de notification de changement dans le contrat |
| Via un distributeur | Payer 15–40% pour une commodité que vous n'utilisez pas réellement | Vous gérez toujours trois distributeurs pour une nomenclature |
| Via un distributeur | Glissement des substitutions — pièces “ équivalentes ” qui ne le sont pas | Aucun processus d'approbation documenté pour les alternatives |
| L'un ou l'autre | Perte de support technique au moment où vous en avez le plus besoin | Vous ne pouvez pas joindre un ingénieur, seulement un responsable de compte |
If there is one point to be taken away from this part, it is the importance of the change-notification clause. The unauthorized substitution of materials and subcontractor suppliers is one of the leading causes of field failure in components that were qualified correctly, and covering it through a contractual clause is not expensive.
FAQ
What is the difference between OEM and supplier?
An OEM (original equipment manufacturer) is a participant in business, who manufactures parts or goods that are labeled by other manufacturer’s brands. The term supplier is larger, and can represent any entity that provides goods or services, such as a manufacturer, distributor or sourcing agent. The main difference is in risk assumption: while direct manufacturer provides lesser prices, more detailed support and greater control over specifications, this approach requires placing higher order quantities and exposes buyer to logistics risks, whereas partnership with distributors typically allows for lower quantities and faster deliveries along with 15-40% margins added.
What are the top 10 OEMs?
There is no definite reply since “top” varies according to the industry of interest. Considering the criteria of sales of global OEM companies, there appear to be clear winners such as Toyota and Volkswagen, in the next line are Samsung Electronics, Apple, General Motors, Ford, Mercedes-Benz Group, BMW Group, Honda Motor and Hyundai Motor Group. However, switch gears to specifically automotive production and the names of top companies appear to change. Include industrial electrical equipment production in the measurement and you will have names like ABB, Schneider Electric, Siemens and Honeywell as leading companies in the industry. Hence, it would be more meaningful to ask “Who are the top 10 OEMs” than “which industry of the given companies leads in various aspects?”.
What does “OEM supplier” mean?
The term is understood in two contradictory ways, hence the confusion. More often, OEM refers to a supplier of components to the final product manufacturers – that is, in this version the clientele are producers of finished goods. The term is used in the less common sense, when an OEM is a supplier that manufactures products under the name of the buyer rather than its own name. Once you spot the term in a contract or a supplier’s list, you need to think whether it applies in the first or in the second meaning, as the qualification and commercial terms differ for both meanings of the term.
Who are OEM suppliers?
OEM suppliers are firms that supply parts, assemblies, or services to producers of final products. They vary in scale, from Tier 1 suppliers who offer full systems to automotive plants, to contract manufacturers who produce branded products from client designs to component producers who manufacture things such as switches, fittings, or electronics that are incorporated into others’ products. The emphasis is not on the size or type of the product but on the direction of the relationship — as OEMs supply products to firms who take credit for them.
Références
- AXEON Supply — OEMs vs Distributors: How AXEON Supply Simplifies Bulk Ordering & Fulfillment — distributor markups, MOQs and blanket order practice
- ISO 9001 Quality Management — the baseline management system standard for supplier qualification
- UL Solutions — product certification and type testing for electrical equipment
- International Electrotechnical Commission — international standards for electrical components
- International Energy Agency — global industrial and energy supply chain data
- Thomasnet — North American supplier and manufacturer directory
Conclusion
When it comes time for OEMs to choose their suppliers, they are often told that price will determine their decision, however this is clearly incorrect. The relevant factor is not the relative cost of the products, rather the amount of risk that they are comfortable taking on.
Direct Contact with Manufacturer: With regard to having specifications in place, brand name on the product, production documentation control, receiving the lowest sustainable unit cost and having engineers that can help you when the product specification sheet does not provide enough information – contacting the manufacturer is your best choice. You will also need to accept larger minimum order quantities, longer wait times, and an obligation for the inventory and logistics of your order.
Going through a Distributor: On the other hand, working with a distributor will give you the fastest time to delivery, greater product selection, ability to purchase small quantities, and if the cost of managing numerous factory relationships outweighs your expected savings, then it is clearly in your best interest to work with a distributor. However there will be trade-offs in terms of additional markup, lower quality of technical service, and the need to verify that the “equivalent” product that you purchase meets the original product’s specs, etc.
Two things will determine the outcome in this regard – first, prior to placing an order, make certain that the specifications are correct, because the technical influence of the supplier relationship will decline dramatically post order placement; and second, establish a process for approval of any substitutions and/or notification of any changes — these two items will result in greater savings than attempting to negotiate even a few percentage points off the unit cost of the product. Regardless of the option you pursue, it is important to have the correct qualification process in place in order to ensure that you have selected suppliers based upon verified documentation, actual factory evaluation and documented change control rather than just on the quoted unit price provided in your first email.
